À qui ce guide s'adresse. Tu coordonnes les opérations quotidiennes d'une popote roulante : assigner les routes, communiquer avec les bénévoles, gérer les inscriptions des bénéficiaires, suivre la facturation. Ce guide t'explique le back-office Popote.

1. Vue d'ensemble

L'URL de ton organisme ressemble à https://<slug>.popoteapp.ca. Sur ce sous-domaine tu trouveras :

  • Tableau de bord (/) — vue d'ensemble : nombre de bénéficiaires actifs, livraisons cette semaine, incidents en cours, alertes
  • Bénéficiaires (/clients) — base de données des personnes qui reçoivent les repas
  • Bénévoles (/volunteers) — base des bénévoles, leurs disponibilités, formations
  • Planification (/planification) — création des routes
  • Facturation (/facturation) — tarifs, factures, reçus fiscaux
  • Demandes Loi 25 (/demandes-loi25) — accès aux données, rectifications, suppression

2. Inscrire un bénéficiaire

Menu Bénéficiaires → « Nouveau bénéficiaire ». Saisis :

  • Identité (prénom, nom, date de naissance pour calcul d'âge)
  • Coordonnées (adresse, téléphone, contact d'urgence)
  • Allergies et diètes (champs critiques — affichés en chip rouge sur la fiche du livreur)
  • Étage / interphone / notes d'accès
  • Choix de repas par défaut (Plat A/B, soupe, dessert, texture…)

Avis de collecte Loi 25 art. 8. Avant la première saisie, le formulaire affiche automatiquement un avis qui explique : quelles RP tu collectes, à quelle fin (livraison + facturation), avec qui tu les partages (bénévoles assignés + comptable + Popote sous-traitant), combien de temps tu les gardes. Le bénéficiaire doit avoir signé un consentement papier en amont (ou cocher la case consentement en personne).

Consentement contractuel

Section Consentement sur la fiche bénéficiaire :

  • Signature électronique — capture de signature à la tablette (lors de l'inscription en personne)
  • PDF téléversé — scan du papier signé

Chaque consentement est versionné (preuve crypto + horodatage). Tu peux le révoquer à tout moment ; les RP du bénéficiaire deviennent inutilisables et sont anonymisées dans un délai de 30 jours.

3. Planifier une route

Menu Planification → « Nouvelle route ». Choisis :

  • Date + bénévole-livreur + véhicule
  • Bénéficiaires à inclure (sélection ou import par zone)
  • Heure de départ + HQ (point de départ et retour)

Touche « Optimiser la route ». Popote appelle VROOM qui calcule l'ordre optimal en tenant compte des fenêtres horaires et de la capacité du véhicule. Tu peux ensuite réorganiser manuellement les arrêts par glisser-déposer.

Touche « Feuille de route PDF » pour imprimer la version papier (format lettre, signature au bas de chaque arrêt). Utile pour les bénévoles qui préfèrent le papier.

4. Communiquer avec les bénévoles

  • Annonces — visible sur l'écran d'accueil de la PWA bénévole
  • SMS direct — si tu as configuré Twilio (à venir)
  • Téléphone — chaque fiche bénévole a son numéro avec un tap-to-call

Vigie

Quand un bénévole coche « Urgence » sur une note vigie (situation préoccupante chez un bénéficiaire), tu reçois automatiquement un courriel avec :

  • Le nom + adresse du bénéficiaire
  • La note du bénévole
  • L'heure de la livraison
  • Un lien vers la fiche

Tu peux alors appeler le bénéficiaire, sa famille, ou les services sociaux. La traçabilité est complète (audit_log).

5. Facturation

Menu Facturation → Tarifs : définis le prix par type de repas (plat principal, soupe, dessert).

À la fin du mois, « Générer factures » crée une facture par bénéficiaire avec le détail des livraisons. Touche « Marquer payée » quand tu reçois le paiement.

Reçus fiscaux annuels : pour les organismes enregistrés ARC/RQ, « Générer reçus » sort les PDFs conformes en janvier de l'année suivante.

Exports comptable : OFX (pour QuickBooks) ou CSV (pour tableur).

6. Demandes Loi 25

Tout bénéficiaire ou bénévole peut demander :

  • Accès (art. 27) — copie de toutes ses RP (PDF + JSON)
  • Rectification (art. 28) — correction d'une info inexacte
  • Suppression (art. 35) — droit à l'effacement (anonymisation
    • 30 jours)
  • Portabilité (art. 27.2) — export structuré
  • Opposition (art. 29) — refus d'un traitement particulier

Menu Demandes Loi 25 affiche les demandes en cours avec un chrono SLA 30 jours (alerte à J-15 et J-25). Touche une demande pour répondre.

7. Sécurité de ton compte

  • 2FA TOTP activé par défaut. Configure avec Authy, Google Authenticator, ou 1Password.
  • Mot de passe changé tous les 90 jours (recommandé, pas forcé).
  • Sessions actives visibles dans Profil → Sécurité. Tu peux les révoquer si tu as oublié de te déconnecter sur un poste partagé.

8. Aide

Bonne coordination ! 🌿